V1.2021

Note d’information relative à la protection des données
des salariés de Content Square France

1. Identité du responsable de traitement

Content Square est une société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 503 916 033 et dont le siège social est situé 7 rue de Madrid à Paris (75008), France.

Content Square France fait partie du Groupe Contentsquare qui inclut Content Square France et ses sociétés affiliées (« Contentsquare » ou « nous »).

2. Objet et champ d’application

Chez Contentsquare, nous avons une philosophie axée sur la vie privée. Cela signifie que nous vous informons de tout ce que nous faisons avec vos données à caractère personnel (« Données Personnelles ») mais aussi que nous nous engageons à protéger votre vie privée, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée (collectivement désignés « la règlementation applicable sur la protection des données »).

La présente note d’information (« Note ») a pour objet d’informer les stagiaires et les salariés (« salariés » ou « vous ») sur la manière dont Contentsquare utilisent vos Données Personnelles dans le cadre des Ressources Humaines.

Cette Note s’applique uniquement aux stagiaires et aux salariés de Content Square France, quel que soit leur statut (CDI, CDD, etc.), ainsi qu’aux personnels détachés intervenant au sein de Content Square France. Pour consulter la Note générale qui s’applique à tous nos salariés, veuillez cliquer ici (disponible en anglais uniquement).

Pour une bonne compréhension de la présente Note, il est précisé que les termes de « responsable de traitement », « sous-traitant », « destinataires », « données à caractère personnel » et « traitement de données à caractère personnel » ont le même sens que ceux définies à l’article 4 du RGPD.

Veuillez lire attentivement la présente Note et vous assurer que vous comprenez parfaitement comment et pourquoi nous utilisons vos Données Personnelles.

3. Catégories de Données Personnelles

Les catégories de Données Personnelles vous concernant que nous utilisons varient en fonction de la manière dont nous les avons recueillis.

3.1. Données Personnelles reçues de votre part lors de votre candidature

Tout au long du processus de recrutement, vous pouvez nous fournir (ou nous pouvons autrement avoir accès à) des Données Personnelles vous concernant, telles que :

  • des données relatives à l’état civil (prénom et nom);
  • vos coordonnées (adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone);
  • des données relatives à vos formation et expériences professionnelles;
  • des données relatives à vos compétences liées au poste à pourvoir (compétences linguistiques, techniques,...);

Nous pouvons collecter ces données directement auprès de vous, si vous les fournissez volontairement dans le cadre de votre candidature (CV, lettre de motivation) ou lors des entretiens d’embauche avec nous. Nous pouvons également collecter indirectement ces données auprès d'autres sources, telles que des agences de recrutement ou vos références.

3.2. Données Personnelles reçues de votre part au moment de votre embauche et durant votre emploi

Une fois que vous avez rejoint Contentsquare en tant que salarié, et pendant votre emploi chez nous, vous pouvez nous fournir des Données Personnelles supplémentaires vous concernant, telles que :

  • des précisions sur votre état civil (date et lieu de naissance, genre, nationalité, photographie (facultatif), référence du passeport (uniquement pour les salariés amenés à se déplacer à l’étranger), situation familiale, situation matrimoniale;
  • coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence;
  • des données relatives au titre valant autorisation de travail (type, numéro d’ordre et copie du titre pour les salariés étrangers en application de l’article R. 620-3 du Code du travail);
  • vos coordonnées bancaires (uniquement pour la gestion de la paie);
  • vos préférences alimentaires;
  • toute autre Donnée Personnelle que vous pouvez nous fournir pendant et en relation avec votre emploi chez Contentsquare.

Vous pouvez également nous fournir des Données personnelles qualifiées de « Données Personnelles sensibles » au sens de la règlementation applicable en matière de protection des données, telles que :

  • des données concernant votre santé y compris votre handicap (reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), autres catégories de bénéficiaires de la loi du 10 juillet 1987 (invalide pensionné, mutilé de guerre et assimilés), notamment à des fins de déclaration d’accident du travail ou de maladie professionnelle, pour que nous puissions mieux répondre à toutes les exigences légales et réglementaires et pour l’aménagement de votre poste de travail;
  • des données concernant votre appartenance syndicale (pour les élections des représentants du personnel);
  • votre numéro de sécurité sociale (uniquement pour la gestion de la paie et des déclarations sociales).

Nous n'utiliserons vos Données Personnelles sensibles que conformément à la règlementation applicable et à la présente Note.

3.3. Données Personnelles produites par Contentsquare, ses employés ou ses prestataires

Contentsquare, ses salariés ou ses prestataires peuvent créer des Données Personnelles supplémentaires vous concernant, telles que :

  • des données relatives à votre emploi (lettre d’embauche, numéro d’identification interne, lieu de travail, nature du contrat de travail, date d’entrée, ancienneté, emploi occupé et coefficient hiérarchique, taux d’invalidité, date de démission ou de rupture du contrat de travail, de type of contract, raisons de la rupture du contrat de travail);
  • des données relatives au suivi de votre carrière et de votre mobilité interne (objet et motif des modifications apportées à votre situation professionnelle, vos souhaits en termes d’emploi, sanctions disciplinaires à l’exclusion de celles consécutives à des faits amnistiés);
  • des données relatives à vos évaluations professionnelles (dates des entretiens d’évaluation, identité de l’évaluateur, vos compétences professionnelles, objectifs assignés, résultats obtenus, appréciation des aptitudes professionnelles sur la base de critères objectifs et présentant un lien direct et nécessaire avec votre emploi, observations et souhaits que vous pouvez formuler, prévisions d’évolution de carrière);
  • des données relatives à votre formation (diplômes, certificats et attestations, suivi des demandes de formation professionnelle et des périodes de formation effectuées, organisation de sessions de formation, évaluation des connaissances et des formations);
  • des données relatives à l’établissement de la fiche de paie et aux obligations légales connexe (taux de prélèvement à la source) et vos stock-options;
  • des données relatives à la gestion de vos congés payés, déclarations d’accident du travail ou maladie professionnelle, aux arrêts de travail et au suivi de vos visites médicales;
  • des données relatives à des sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d’heures de délégation (exercice d’un mandat électif ou représentatif syndical, participation à la réserve opérationnelle ou aux missions de sapeur-pompier volontaire,...);
  • des données relatives à la validation des acquis de l’expérience;
  • des données concernant vos déplacements professionnels;
  • des données relatives à la gestion des activités sociales et culturelles de Contentsquare;
  • des données concernant vos participations à des évènements organisés par Contentsquare ou dans d’autres activités en tant que salarié de Contentsquare;
  • des données relatives aux élections professionnelles et réunions des instances représentatives du personnel;
  • des données concernant les annuaires internes et les organigrammes (nom, prénom, photographie, fonction);
  • vos identifiants de connexion pour vos comptes chez Contentsquare;
  • vos messages vocaux, e-mails, correspondance, chat, documents, calendrier et autres documents de travail et communications créés, stockés ou transmis à l'aide de nos réseaux, applications, appareils, ordinateurs ou équipements de communication;
  • des données relatives à la lutte contre la discrimination, à l’obligation d’emploi résultant des articles L. 512-2 et suivants du Code du travail.

3.4. Données Personnelles automatiquement collectées ou produites par Contentsquare et ses systèmes d’information et équipements

Lorsque vous utilisez l'un des systèmes ou équipements de Contentsquare, y compris lorsque vous vous connectez ou utilisez votre messagerie électronique Contentsquare, nous et nos fournisseurs de services (tels que Google) pouvons collecter ou générer des données techniques vous concernant.

Ces données consistent en des données de connexion, des données techniques ou agrégées, telles que l'adresse IP, des données non identifiantes concernant votre appareil, le système d'exploitation, l'emplacement de la version du navigateur et les paramètres de langue utilisés, les cookies et pixels installés sur l'appareil et l'activité (clics) et autres interactions) sur ces systèmes.

Nous utilisons principalement ces données pour mieux comprendre comment nos employés utilisent et interagissent généralement avec ces systèmes et appareils ou afin d'enquêter sur toute activité illégale, abus ou acte répréhensible soupçonné.

Les images de vidéosurveillance et d’autres données obtenues par des moyens électroniques tels que les données contenues dans les cartes magnétiques ou cartes à puce électroniques (badge d’accès dans les locaux, badge de restauration ou tickets restaurant) peuvent également collecter des données personnelles vous concernant.

4. Utilisation de vos Données Personnelles

Nous utilisons vos Données Personnelles pour les finalités suivantes :

  1. Gestion administrative du personnel (gestion du dossier professionnel et du contrat de travail conformément aux dispositions légales, réglementaires, conventionnelles ou contractuelles applicables) ;
  2. Gestion des rémunérations et accomplissement des formalités administratives;
  3. Mise à disposition d’outils informatiques et gestion des accès à nos services et systèmes d’information;
  4. Organisation du travail;
  5. Gestion du temps de travail et des congés payés;
  6. Suivi de votre carrière professionnelle et de votre mobilité (évaluation de vos compétences professionnelles, souhaits de mobilité interne et traitement de votre candidature pour d’autres postes chez Contentsquare);
  7. Gestion de votre formation professionnelle;
  8. Gestion des aides sociales et culturelles;
  9. Aménagement d’un environnement de travail approprié;
  10. Contact et informations sur Contentsquare ou des documents concernant votre emploi chez nous (tels que vos bulletins de salaire, formulaires d’entrée, ou toute autre information ou document envoyé aux salariés);
  11. Renforcement de nos mesures de sécurité et anti-fraude et atténuation des risques, réalisation de données statistiques ou agrégées à des fins de développement et d'amélioration de nos processus de recrutement et de gestion RH;
  12. Développement, personnalisation et amélioration des opérations RH en fonction des préférences, expériences et difficultés communes ou personnelles de nos salariés;
  13. Contact des salariés concernant leur travail chez Contentsquare ou des personnes de contact du salarié en cas d’urgence;
  14. Gestion de la comptabilité et des audits;
  15. Respect des dispositions légales ou réglementaires applicables et gestion de toute activité supplémentaire qui peut nécessiter l'utilisation de vos Données Personnelles (et pour lesquelles nous demanderons votre consentement préalable).

5. Bases légales pour l’utilisation de vos Données Personnelles

Les traitements de Données Personnelles effectués par Contentsquare dans le cadre de la gestion RH reposent sur les bases légales suivantes :

  • L’exécution du contrat pour la gestion administrative du personnel, la gestion de la paie et la gestion de votre formation;
  • Le respect d’une obligation légale en matière de droit du travail, de protection et sécurité des données, par exemple pour la tenue du registre unique du personnel, la gestion des élections professionnelles, la gestion des réunions des instances représentatives du personnel, la gestion des déclarations des accidents du travail etc.;
  • La poursuite des intérêts légitimes de Contentsquare pour gérer les annuaires internes, mettre à disposition des outils informatiques au salarié, organiser le travail du salarié, suivre sa carrière et sa mobilité, gérer l’action sociale et culturelle, informer les salariés sur Contentsquare, ses activités et ses évènements et pour assurer la sécurité des biens et des personnes (dispositif de vidéosurveillance);
  • Dans des circonstances limitativement énumérées, votre consentement (par exemple, pour publier votre photographie sur notre organigramme interne).

Conformément à la règlementation applicable sur la protection des données, le traitement de vos Données sensibles requiert un haut niveau de protection. C’est pour cela que nous avons besoin d’un fondement juridique complémentaire pour collecter, traiter et conserver vos Données sensibles. Nous pouvons traiter ce type de données sur les bases légales spécifiques suivantes :

  • Pour la gestion des déclarations sociales et pour les déclarations d’accidents du travail ou de maladie professionnelle (par exemple, numéro de sécurité sociale, données de santé);
  • Pour la constatation, l’exercice et la défense de nos intérêts en justice;
  • Dans des circonstances limitativement énumérées, votre consentement écrit explicite (par exemple, traitement de vos données de santé à des fins d’adaptation et d’aménagement de votre poste de travail).

6. Localisation et transferts de vos Données Personnelles

Contentsquare a son siège social en France et en tant que salarié de Contentsquare SAS, vos Données Personnelles sont traitées principalement par Contentsquare SAS. Toutefois, Contentsquare étant une société internationale qui dispose de ressources partout dans le monde, vos Données Personnelles peuvent être conservées, traitées, consultées et stockées par l'une de nos sociétés affiliées, nos prestataires et partenaires commerciaux en Israël, à Singapour, aux États-Unis, au Canada, en Australie et dans d'autres pays, y compris le Royaume-Uni et dans l'Union européenne («UE») (France, Belgique, Espagne, Italie, Allemagne, Pays-Bas), si nécessaire pour le bon fonctionnement de notre société ou comme la loi l’exige.

Bien que les réglementations en matière de protection des données puissent varier d'un pays  à l'autre, Contentsquare a pris des mesures raisonnables pour s'assurer que vos Données Personnelles sont traitées par ses prestataires de manière sécurisée et légale, et conformément aux pratiques courantes du secteur, quelles que soient les exigences légales qui peuvent s'appliquer dans leur pays.

En particulier, lors du transfert de vos Données Personnelles en dehors de l’UE, nous veillerons à ce qu’au moins l'une des garanties appropriées suivantes soit mise en œuvre : (1) nous transférerons vos Données Personnelles vers des pays qui sont reconnus par la Commission européenne comme offrant un niveau adéquat en matière de protection des données (par exemple Israël); ou (2) nous utiliserons des contrats de transferts approuvés par la Commission européenne, appelés « clauses contractuelles types », qui offrent des garanties suffisantes pour le transfert international des Données Personnelles en dehors de l’UE.

7. Durée de conservation de vos Données Personnelles

De manière générale, vos Données Personnelles sont conservées pendant la durée de votre relation contractuelle avec Contentsquare et peuvent être archivées conformément aux délais légaux et réglementaires applicables afin de nous conformer à nos obligations légales, résoudre nos litiges et nos réclamations, prévenir la fraude et les abus, appliquer nos accords ou protéger nos intérêts légitimes.

Par ailleurs, certaines de vos Données Personnelles sont conservées pendant des durées spécifiques au regard des finalités concernées. Par exemple, vos Données Personnelles relatives à la gestion de l’annuaire interne et de l’organigramme, à la gestion des activités sociales et culturelles ne sont pas conservées au-delà de votre emploi chez Contentsquare. Les images de vidéosurveillance vous concernant sont conservées 1 mois puis supprimées.

Enfin, veuillez noter que vos bulletins de paie dématérialisés sont conservés par Contentsquare pendant 10 ans pour répondre à nos obligations comptables. 

8. Destinataires de vos Données Personnelles

8.1. Groupe Contentsquare et ses salariés

Nous pouvons partager des Données Personnelles en interne au sein de notre groupe de sociétés, aux fins décrites dans la présente Note. En outre, si Contentsquare subissait un changement de contrôle, y compris par fusion, acquisition ou achat de la quasi-totalité de ses actifs, vos Données Personnelles pourraient être partagées avec les parties impliquées dans un tel événement. Si nous pensons qu'un tel changement de contrôle pourrait affecter matériellement vos Données Personnelles alors stockées chez nous, nous vous informerons de cet événement et des choix que vous pourriez faire par e-mail et / ou par une note d’information.

Certains salariés de Contentsquare peuvent avoir accès à certaines de vos Données Personnelles, telles que votre identité et vos coordonnées, qui peuvent être mises à leur disposition dans l’annuaire interne des salariés, ainsi qu'à des données supplémentaires, en fonction de leurs fonctions et responsabilités spécifiques et de leurs besoins (par exemple, les données relatives à la gestion de paie peuvent être communiquées au personnel en charge de la paie aux RH et au personnel en charge de la comptabilité).

8.2. Prestataires de Contentsquare

Nous pouvons engager des prestataires qui sont chargés de gérer certaines activités pour notre compte (par exemple, gestionnaire de la paie, services de détection et de prévention des fraudes, prestataire de vote électronique, prestataire de coffre-fort numérique). Ces prestataires peuvent avoir accès à vos Données Personnelles, en fonction de leurs fonctions et attributions spécifiques pour faciliter et compléter nos services, et ne peuvent les utiliser qu'à ces fins et conformément à nos instructions.

8.3. Clients Contentsquare

Nous pouvons communiquer certaines de Données Personnelles à nos clients, telles que votre nom, votre fonction et vos coordonnées, et dans certains cas des données supplémentaires (si cela vous est nécessaire pour fournir une assistance ou des services professionnels au nom de Contentsquare), telles que votre identifiant et l'existence d'une vérification des antécédents (le cas échéant) pour les clients qui ont besoin de telles données pour des raisons de sécurité et de respect de leurs obligations légales.

8.4. Tiers autorisés

Nous pouvons être amenés à communiquer des Données Personnelles vous concernant à des organismes publics ou des auxiliaires de justice qui sont autorisés à accéder à certaines de vos Données Personnelles parce que la loi l’y autorise expressément (désignés collectivement « les tiers autorisés »). Il peut s’agir des administrations de la justice, de la police et de la gendarmerie en réponse à une assignation, un mandat de perquisition ou une ordonnance du tribunal (ou une exigence similaire) ou en conformité avec les lois et réglementations applicables, y compris à des fins de sécurité nationale.

Avant toute communication de vos Données Personnelles aux tiers autorisés, nous vérifions l’existence d’un fondement légal autorisant la demande et la communication de données, la qualité de l’organisme à l’origine de la demand et du périmètre des informations demandées et nous veillons à sécuriser la communication des données et les modalités d’accès par le tiers autorisé.

8.5. Autres destinataires externes

Vos Données Personnelles sont également communiquées à des destinataires externes qui sont légalement habilités à les recevoir dans le cadre de la gestion RH. Il s’agit des organismes suivants :

  • Les instances représentatives du personnel pour les données strictement nécessaires à leurs missions dans les conditions fixées par les textes en vigueur;
  • Les organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et l’administration fiscale;
  • Les avocats et conseillers juridiques;
  • Les organismes d’audit et de contrôle;
  • Le Comité social et économique (CSE);
  • La médecine du travail;
  • L’organisme de gestion des tickets restaurants.

Nous pouvons enfin partager vos données personnelles avec d'autres destinataires si nous pensons, de bonne foi, que cela contribuera à protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Contentsquare, de l'un de nos clients ou de tout membre du grand public.

9. Sécurité de vos Données Personnelles

Afin de protéger vos Données Personnelles, nous utilisons des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles conformes aux normes du secteur, y compris le chiffrement, le cas échéant. Cependant, veuillez noter que, quelles que soient les mesures de sécurité utilisées, nous ne pouvons pas garantir et ne garantissons pas la protection et la sécurité absolues des Données Personnelles stockées chez nous ou chez des tiers.

10. Vos droits en matière de protection des données

Conformément à la règlementation applicable sur la protection des données, vous disposez d’un droit d’accès, droit de rectification, d’effacement et du droit à la portabilité de vos Données Personnelles. Vous bénéficiez également du droit à la limitation du traitement de vos données, du droit d’opposition à ce que vos Données Personnelles fassent l’objet d’un traitement, et du droit d’opposition à ce que vos données soient utilisées à des fins de prospection notamment commerciale. Lorsque celui-ci s’applique, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Vous disposez enfin du droit de définir des directives générales et/ou particulières relatives au sort de vos Données Personnelles et à la manière dont vous souhaitez que vos droits soient exercés après votre décès. A cet égard, en cas de décès qui serait porté à notre connaissance, vos Données seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription, et après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par vos soins.

Toutes demandes tendant à l’exercice de l’un quelconque de ces droits, ainsi que toutes demandes d’information concernant la gestion de la protection de vos Données Personnelles par Contentsquare doivent être adressées via notre Portail de gestion des demandes d’exercice des droits des personnes concernées à l’adresse suivante : https://contentsquare.com/privacy-center/data-subject-request-portal/. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais.

Veuillez noter que l’exercice de ces droits n’est pas absolu. Il y a des cas où (1) l’exercice d’un de ces droits ne s’applique pas à un traitement de Données vous concernant (par exemple, il n’est pas possible d’exercer son droit d’opposition un traitement fondé sur le respect d’une obligation légale), (2) des dispositions légales ou réglementaires applicables nous interdit de vous fournir tout ou partie de vos Données Personnelles. En cas de refus de faire droit à votre demande, nous vous informerons des raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas répondre à votre demande, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Sachez enfin que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (« CNIL ») si vous estimez que le traitement de vos Données n’est pas effectué conformément à la règlementation applicable sur la protection des données.

11. Informations complémentaires

Mises à jour et modifications : nous pouvons mettre à jour et modifier la présente Note à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL. Toute nouvelle version de la présente Note sera portée à la connaissance des salariés par tout moyen défini par Contentsquare, en ce compris par voie électronique (en ligne ou par e-mail).

Notes d’information complémentaires : nous pouvons vous fournir d'autres notes d’information sur la protection des données pour des activités de traitements spécifiques (par exemple, la mise en place d’un dispositif de vidéo-surveillance, la gestion d’un événement organisé par Contentsquare, ...).

Questions, demandes d’information complémentaires, plaintes :

Si vous avez des commentaires ou des questions concernant la présente Note ou si vous avez des préoccupations concernant votre vie privée, veuillez visiter notre portail de demande de personnes concernées à l'adresse suivantes : https://contentsquare.com/privacy-center/data-subject-request-portal.

Notre délégué à la protection des données peut également être contacté directement par e-mail à l’adresse suivante : [email protected].